Privacybeleid
Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens
Privacybeleid
Stichting Haags Dierencentrum verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Haags Dierencentrum.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt het Haags Dierencentrum persoonsgegevens?
Het Haags Dierencentrum verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Medewerkers en vrijwilligers die bij het Haags Dierencentrum actief zijn.
• Klanten, die interesse tonen in een dienst of product van het Haags Dierencentrum of het hebben afgenomen.
• Donateurs die door een financiële bijdrage het Haags Dierencentrum ondersteunen in het bereiken van de statutaire doelen.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het Haags Dierencentrum verwerkt persoonsgegevens in Docasoft of OVAS, de administratieve applicaties van het Haags Dierencentrum en de daaraan gerelateerde applicaties.
Waarvoor verwerkt het Haags Dierencentrum persoonsgegevens?
Als u als donateur of klant een relatie met het Haags Dierencentrum aangaat of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of medewerker, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze helpen en zorg dragen voor de juiste registratie van de door u gewenste relatie.
Als u eenmaal een relatie met het Haags Dierencentrum heeft, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over gerelateerde zaken. Uw bankrekeningnummer om incasso’s of terugbetalingen te doen, maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden indien u hiervoor toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit of dienstverlening van het Haags Dierencentrum. Wilt u niet meer benaderd worden? Dan kunt u dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken of een mail te sturen aan:
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom adoptie, donaties, afstand, pension enzovoorts.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Stichting Haags Dierencentrum gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zij noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Veel gestelde vragen
Verwerkt het Haags Dierencentrum ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Het Haags Dierencentrum controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.
Hoe gaat het Haags Dierencentrum met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor wij werken.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
U kunt uiteraard zelf bij uw persoonsgegevens. Door aan Het Haags Dierencentrum te vragen inzicht te geven in de registratie. Medewerkers van het Haags Dierencentrum, die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben, kunnen uw gegevens inzien.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het Haags Dierencentrum
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de administratie worden opgehaald. Het Haags Dierencentrum kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Delen van persoonsgegevens met derden
Het Haags Dierencentrum verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting Haags Dierencentrum blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Stichting Haags Dierencentrum bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Voor asielklanten worden geen bewaartermijnen aangehouden en streven wij ernaar om de data actueel te houden. Voor pensionklanten en donateurs is de bewaartermijn twee jaar.
Betreffende de vrijwilligers en de medewerkers worden de gegevens na vijf jaar vernietigd. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is het Haags Dierencentrum gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Het Haags Dierencentrum neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting Haags Dierencentrum) tussen zit.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het Haags Dierencentrum kunt u ook altijd contact opnemen met het Haags Dierencentrum via kantoor@haagsdierencentrum.nl. Op verzoeken reageren we zo snel mogelijk, maar binnen vier weken. Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Wijzigingen privacybeleid
Het Haags Dierencentrum behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het gebruik van uw gegevens op de website te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via de website www.haagsdierencentrum.nl.
What is personal data?
It is data that tells something about you. For example, your name, address, age. When (a combination of) this information can give a trace to you, we speak about the personal data. For example, your email address. Or your first name together with the date of birth. When third parties have such information, they should treat it carefully. Photos and videos are also considered to be personal data.
Whose personal data processes Haags Dierencentrum?
The Haags Dierencentrum processes personal data of people with whom we have, willing to have or have had direct or indirect relations. These are, for example, the data from:
• Employees and volunteers who are active at the Haags Dierencentrum.
• Clients, who show interest in service or products of the Haags Dierencentrum, or who have received those earlier.
• Donors who support the Haags Dierencentrum in achieving the statutory objectives by means of a financial contribution.
• People who are connected to a company or organization, with whom we want to have, or have had, a relationship.
Who is responsible for the processing of my personal data?
The Haags Dierencentrum processes personal data in Docasoft or OVAS, administration applications of the Haags Dierencentrum and other related to them applications.
What for does Haags Dierencentrum process personal data?
If you are willing to enter into a relationship with the Haags Dierencentrum as a donor or customer, or if you want to be involved as a volunteer or employee, we need your personal data. With your data we can help you in the right way and take care of the correct registration of the desired relationship.
Once you have a relationship with the Haags Dierencentrum, we want to be of good service for you. For example, we use your name and address details to maintain contact with you and to inform you about related matters. Your bank account number to make direct debits or refunds; we also process your data when you ask us a question, so we could help you in the best possible way.
Data can also be used for promotional or marketing purposes if you have given permission for this. For example, in order to inform you about a new activity or service provided by the Haags Dierencentrum. You do not want to be approached anymore? Then you can indicate this by clicking ‘unsubscribe’ at the bottom of the relevant email.
Finally, there are practical issues for which we process data. For example, to support administrative processes related to adoption, donations, pension and so on.
Cookies, or similar techniques that we use
The Haags Dierencentrum uses only technical and functional cookies. And analytical cookies that are not infringe your privacy. A cookie is a small text file that is stored on your computer, tablet or smartphone. The cookies we use are necessary for the technical operation of the website and your easy usage thereof. They ensure that the website works properly and remember, for example, your preferences. Thanks to them we can also optimize our website. You can opt out of cookies by setting your internet browser so that it does not store cookies anymore. In addition, you can also delete all information previously saved via the settings of your browser.
Frequently asked questions
Does the Haags Dierencentrum process also special personal data?
Special personal data are sensitive data, for example about health, criminal record, ethnic data or data concerning race.
We only process special personal data if we have to do so on the basis of the law, with your permission or if you ask us to do so. In the latter case, we only process this data if this is necessary for the provision of our services.
The Haags Dierencentrum actively checks whether data that cannot according to law cannot be stored, such as a BSN number, stays unregistered.
How does Haags Dierencentrum treat my personal data?
Your personal data will be stored carefully and no longer than it is necessary for the normal use by the foundation or for the purpose we work for.
Who can have access to my personal data?
You yourself can of course access your data. By requesting the Haags Dierencentrum to provide you the information on that. In addition, some personnel of the Haags Dierencentrum due to their position may have access to your data.
Exchange of the personal data within the Haags Dierencentrum
Do we want to use data for a purpose other than that for which they were originally processed? Then we can do that only when there is a close link between the two purposes. For example, if you register for an event and therefore contact details are retrieved directly from the administration. The Haags Dierencentrum can not exchange data with the external parties.
Sharing personal data with the third parties
The Haags Dierencentrum does not sell your information to the third parties and may provide it to them only if it is necessary for the execution of our agreement with you or to comply with a legal obligation. We enter in the data processing agreements with the companies that process process your data on our behalf, making sure they provide for the same level of security and confidentiality for your information. The Haags Dierencentrum Foundation remains responsible for such processing.
How long is my personal data kept?
Foundation Haags Dierencentrum does not store your personal data longer than is strictly necessary to realize the purpose for which your data is collected. No storage periods are taken for asylum customers and we strive to keep the data up-to-date. For pension customers and donors, the retention period is two years.
Concerning volunteers and employees, the data is destroyed after five years. The statutory regulations apply to the storage of this data.
What rules apply to the processing of personal data?
When processing personal data, the Haags Dierencentrum is bound by the applicable laws and regulations. The Haags Dierencentrum does not take decisions based on automated processing on matters that can have (significant) consequences for people. This concerns decisions taken by computer programs or systems, without involving a person (for example an employee of the Haags Dierencentrum Foundation).
Where can I address my question or complaint?
For questions or complaints about the processing of personal data by the Haags Dierencentrum, you can always contact the Haags Dierencentrum via info@haagsdierencentrum.nl. We respond to requests as quickly as possible, but in any case, within four weeks. We would also like to point out that you may file a complaint with the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). This can be done via the following link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Changes to privacy policy
The Hague Animal Center reserves the right to make changes to this privacy policy. It is advisable to consult this privacy policy for the use of your data on the website, so that you are aware of the changes. You can see or save this privacy policy via the website www.haagsdierencentrum.nl.